Presentare l'anno del club in assemblea, in cinque numeri

Il bilancio ha dieci minuti in assemblea. L'anno in bici non ha una slide.

In quasi tutte le assemblee dei soci va allo stesso modo. Il tesoriere ha dieci minuti e un foglio di calcolo, la commissione uscite riceve un applauso e un ringraziamento, e poi è il momento delle varie ed eventuali. La domanda che la sala sta davvero aspettando non finisce mai su una slide: abbiamo fatto un buon anno in bici? Non è una domanda di bilancio, ma è il motivo per cui quelle persone sono socie.

Puoi rispondere con cinque numeri, e il tuo club li ha già tutti. Qui sotto trovi quali sono, che cosa dicono del tuo club e dove recuperarli in Cyql. Tieni presente che la prima volta è quella che richiede più lavoro, perché dopo sai dove sta tutto.

Numero 1: le uscite che si sono davvero fatte

Non partire dal numero di uscite che erano in calendario, ma dal numero di uscite pedalate. Quella differenza è la prima cosa che un consiglio impara sul proprio anno. Un club che ha programmato 60 uscite e ne ha pedalate 42 ha davanti una conversazione diversa da un club che ha fatto partire tutto, pioggia compresa.

In Cyql le conti nel calendario delle uscite, più comodamente mese per mese. Metti i dodici mesi uno sotto l'altro e avrai non solo il totale annuo, ma anche la forma della stagione: dove il calendario si è riempito e in quali mesi c'era poco in programma. Lascia le uscite annullate fuori dal numero, ma citale a parte se sono state molte.

Numero 2: la partecipazione media per uscita

Quaranta uscite con sei ciclisti sono un club diverso da dodici uscite con trenta. Il numero di uscite da solo dice quindi poco, e la partecipazione media completa il quadro. Dividi il totale dei partecipanti per il numero di uscite pedalate e hai il numero.

Diventa più interessante quando lo scomponi, e puoi farlo perché i partecipanti sono registrati per ogni uscita. Dividi per tipo di uscita o per gruppo e vedi quali uscite reggono il club e quali partono da due stagioni con quattro persone.

Numero 3: i chilometri che avete pedalato insieme

Questo è il numero che resta in sala. Prendi la distanza di ogni uscita, moltiplicala per il numero di partecipanti e somma tutto. Un club con 42 uscite, una media di 18 partecipanti e una media di 70 chilometri per uscita arriva a ben oltre 50.000 chilometri pedalati insieme.

Cyql non ha un pulsante per questo, quindi è un lavoro di somma in un foglio di calcolo. Due cose lo accorciano. Se c'è stato un Challenge su tutto l'anno con classifica a chilometri, la maggior parte è già raccolta, comprese le uscite che i soci hanno fatto contare tramite Strava. E se non deve tornare al chilometro, calcola con la media per uscita e di' che è un'approssimazione.

Numero 4: i soci che hanno pedalato almeno una volta

Questo è il più onesto dei cinque, e quello che la maggior parte dei consigli non ha mai visto. Non quanti soci hai, ma quanti soci si sono presentati quest'anno ad almeno un'uscita. Un club con 140 soci di cui 60 hanno pedalato almeno una volta è un club di 60 ciclisti con un elenco di 140 nomi.

Ci sono tre modi per arrivarci. Puoi scorrere gli elenchi dei partecipanti dell'anno e togliere i nomi doppi, che è lavoro ma non è difficile. Puoi usare la classifica di un Challenge annuale, perché lì c'è scritto chi ha pedalato. E puoi collegare Claude o ChatGPT a Cyql e chiederlo in linguaggio normale, con un collegamento in sola lettura che arriva soltanto ai dati del tuo club. Quale strada scegli non conta, purché tu dica come hai contato.

Numero 5: i soci arrivati e quelli andati via

Il numero di nuovi soci lo cita comunque ogni consiglio, e non c'è niente di male. Soltanto che ogni anno suona come un buon anno finché citi quel numero da solo. Mettilo quindi accanto al numero di disdette, e accanto al numero 4, perché chi si iscrive e non compare mai a un'uscita non è ancora un guadagno. Venticinque nuovi soci e 18 disdette fanno una crescita netta di sette, e quello è il numero che vorrai poter confrontare di nuovo l'anno prossimo.

Entrambi i lati sono nell'amministrazione dei soci. Se lo sai, aggiungi quanti di quei nuovi soci hanno davvero pedalato nei primi mesi, perché è così che motivi un gruppo principianti o un accompagnamento migliore.

I cinque su una sola slide

Cinque numeri, l'anno scorso accanto, e una frase per numero. È tutta qui la slide, e quella frase conta più del numero, perché un numero senza spiegazione solleva soprattutto domande. Sulla partecipazione quindi non dire solo che era 18, ma anche che l'uscita del martedì sera è stata piena per tutta la primavera e che la lunga del sabato è calata dopo ottobre.

Non riempire la slide con tutto quello che hai trovato. I grafici e le scomposizioni stanno in allegato o nella relazione della commissione uscite, e cinque numeri con cinque frasi stanno in cinque minuti.

Con che cosa guidi il lavoro invernale

I cinque numeri non sono uno sguardo indietro, sono il fondamento di quello che decidete nella stessa riunione. Nella maggior parte delle assemblee di novembre e dicembre si passa poi alla composizione dei gruppi, al programma invernale e al ritiro, e sono esattamente le decisioni per cui questi numeri servono. Un gruppo che è partito tutto l'anno con quattro persone lo sciogli o lo unisci a un altro, e quella proposta si vende da sola appena il numero è stato sullo schermo. Funziona anche al contrario: se risulta che 80 dei tuoi 140 soci non hanno pedalato nemmeno una volta, un gruppo principianti in più a marzo non è più un'idea del consiglio, ma una risposta a ciò che la sala ha visto da sé.

Per chiudere

L'assemblea è l'unica sera dell'anno in cui tutto il club è seduto ad ascoltare, e quella sera merita più della situazione di cassa. Cinque numeri sul pedalare bastano a portare il discorso su che cosa ci sta a fare il club.

Cyql non ha un pulsante che stampa una relazione annuale, quindi la slide la fai tu. Quello che non devi più fare è ricostruire un'intera stagione da chat di gruppo, vecchie mail e la memoria della commissione uscite. Le uscite sono nel calendario, i partecipanti sono legati alle uscite, e i soci sono nell'amministrazione dei soci.