Présenter l'année du club en assemblée générale, en cinq chiffres

La trésorerie a dix minutes en assemblée générale. L'année de vélo n'a pas de diapositive.

Cela se passe de la même façon dans presque toutes les assemblées générales. Le trésorier a dix minutes et un tableur, la commission des sorties a des applaudissements et un remerciement, et ensuite vient le temps des questions diverses. La question que la salle attend vraiment n'arrive jamais sur une diapositive : avons-nous eu une bonne année de vélo ? Ce n'est pas une question financière, mais c'est la raison pour laquelle ces gens sont membres.

Vous pouvez y répondre avec cinq chiffres, et votre club les a déjà tous. Voici lesquels, ce qu'ils disent de votre club et où les récupérer dans Cyql. Gardez en tête que la première fois demande le plus de travail, parce qu'ensuite vous savez où tout se trouve.

Chiffre 1 : les sorties qui ont vraiment eu lieu

Ne commencez pas par le nombre de sorties inscrites au calendrier, mais par le nombre de sorties roulées. Cet écart est la première chose qu'un comité apprend sur sa propre année. Un club qui a programmé 60 sorties et en a roulé 42 n'a pas la même conversation devant lui qu'un club qui a tout maintenu, y compris sous la pluie.

Dans Cyql, vous les comptez dans le calendrier des sorties, le plus simplement mois par mois. Mettez les douze mois les uns sous les autres et vous avez non seulement le total annuel, mais aussi la forme de la saison : là où le calendrier s'est rempli, et les mois où il y avait peu au programme. Laissez les sorties annulées hors du chiffre, mais mentionnez-les à part si elles ont été nombreuses.

Chiffre 2 : la participation moyenne par sortie

Quarante sorties avec six cyclistes, ce n'est pas le même club que douze sorties avec trente. Le nombre de sorties seul dit donc peu de chose, et la participation moyenne complète le tableau. Divisez le nombre total de participants par le nombre de sorties roulées et vous avez le chiffre.

Cela devient plus intéressant quand vous le détaillez, et c'est possible parce que les participants sont enregistrés par sortie. Ventilez par type de sortie ou par groupe, et vous voyez quelles sorties portent le club et lesquelles partent depuis deux saisons avec quatre personnes.

Chiffre 3 : les kilomètres parcourus ensemble

C'est le chiffre qui reste dans la salle. Prenez la distance de chaque sortie, multipliez-la par le nombre de participants et additionnez le tout. Un club avec 42 sorties, 18 participants en moyenne et 70 kilomètres en moyenne par sortie arrive à bien plus de 50 000 kilomètres parcourus ensemble.

Cyql n'a pas de bouton pour cela, c'est donc un calcul dans un tableur. Deux choses le raccourcissent. Si un Challenge a couru sur toute l'année avec un classement au kilométrage, l'essentiel est déjà rassemblé, y compris les sorties que des membres ont fait compter via Strava. Et si cela ne doit pas être juste au kilomètre près, calculez avec la moyenne par sortie et dites que c'est une approximation.

Chiffre 4 : les membres qui ont roulé au moins une fois

C'est le plus honnête des cinq, et celui que la plupart des comités n'ont jamais vu. Non pas combien de membres vous avez, mais combien de membres se sont présentés à au moins une sortie cette année. Un club de 140 membres dont 60 ont déjà roulé est un club de 60 cyclistes avec une liste de 140 adhérents.

Il y a trois façons d'y arriver. Vous pouvez parcourir les listes de participants de l'année et dédoublonner les noms, ce qui demande du travail mais n'est pas difficile. Vous pouvez utiliser le classement d'un Challenge annuel, parce qu'il montre qui a roulé. Et vous pouvez connecter Claude ou ChatGPT à Cyql et poser la question en langage courant, via une connexion en lecture seule qui n'accède qu'aux données de votre propre club. Peu importe la méthode choisie, tant que vous dites comment vous avez compté.

Chiffre 5 : les membres arrivés et les membres partis

Le nombre de nouveaux membres, tout comité le cite de toute façon, et il n'y a rien de mal à cela. Simplement, chaque année sonne comme une bonne année tant que vous citez ce chiffre seul. Mettez-le donc à côté du nombre de départs, et à côté du chiffre 4, car celui qui adhère et n'apparaît jamais sur une sortie n'est pas encore un gain. Vingt-cinq adhésions et 18 départs font une croissance nette de sept, et c'est ce chiffre que vous voudrez pouvoir comparer l'an prochain.

Les deux côtés figurent dans l'administration des membres. Si vous le savez, ajoutez combien de ces nouveaux membres ont réellement roulé dans leurs premiers mois, car c'est ce qui justifie un groupe débutants ou un meilleur accompagnement.

Les cinq sur une seule diapositive

Cinq chiffres, l'année précédente à côté, et une phrase par chiffre. C'est toute la diapositive, et cette phrase compte plus que le chiffre, parce qu'un chiffre sans explication soulève surtout des questions. Pour la participation, ne dites donc pas seulement qu'elle était de 18, mais aussi que la sortie du mardi soir a été pleine tout le printemps et que la longue sortie du dimanche a reculé après octobre.

Ne remplissez pas la diapositive de tout ce que vous avez trouvé. Les graphiques et les ventilations ont leur place en annexe ou dans le rapport de la commission des sorties, et cinq chiffres avec cinq phrases tiennent en cinq minutes.

Ce avec quoi vous pilotez le travail de l'hiver

Les cinq chiffres ne sont pas un bilan, ils sont le fondement de ce que vous décidez dans la même réunion. Dans la plupart des assemblées de novembre et décembre, on passe ensuite à la composition des groupes, au programme d'hiver et au stage, et ce sont exactement les décisions pour lesquelles ces chiffres sont nécessaires. Un groupe qui est parti toute l'année avec quatre personnes, vous le supprimez ou vous le fusionnez, et cette proposition se vend d'elle-même une fois le chiffre affiché à l'écran. Cela marche aussi dans l'autre sens : s'il apparaît que 80 de vos 140 membres n'ont pas roulé une seule fois, un groupe débutants supplémentaire en mars n'est plus une idée du comité mais une réponse à ce que la salle a vu elle-même.

Pour finir

L'assemblée générale est la seule soirée de l'année où tout le club est assis et écoute, et cette soirée mérite mieux que la situation de trésorerie. Cinq chiffres sur le vélo suffisent pour que la conversation porte sur la raison d'être du club.

Cyql n'a pas de bouton qui sort un rapport annuel, vous faites donc la diapositive vous-même. Ce que vous n'avez plus à faire, c'est reconstituer une saison entière à partir de discussions de groupe, de vieux courriels et de la mémoire de la commission des sorties. Les sorties sont dans le calendrier, les participants sont rattachés aux sorties, et les membres sont dans l'administration des membres.