Eine kleine Gruppe Rennradfahrer fährt hintereinander über eine Uferpromenade, im Hintergrund die Stadt.

Das Vereinsjahr auf der Mitgliederversammlung, in fünf Zahlen

Die Kasse bekommt zehn Minuten auf der Jahreshauptversammlung. Das Radsportjahr bekommt keine Folie.

Auf fast jeder Mitgliederversammlung läuft es gleich. Der Kassenwart bekommt zehn Minuten und eine Tabelle, der Tourenwart bekommt Applaus und ein Dankeschön, und danach ist Zeit für Verschiedenes. Die Frage, auf die der Saal eigentlich wartet, steht nie auf einer Folie: Hatten wir ein gutes Radsportjahr? Das ist keine finanzielle Frage, aber es ist der Grund, warum diese Leute Mitglied sind.

Du kannst sie mit fünf Zahlen beantworten, und dein Verein hat sie alle schon. Unten steht, welche fünf das sind, was sie über deinen Verein sagen und wo du sie in Cyql herbekommst. Denk daran, dass das erste Mal die meiste Arbeit ist, denn danach weißt du, wo alles steht.

Zahl 1: die Ausfahrten, die wirklich stattgefunden haben

Fang nicht mit der Zahl der Ausfahrten an, die im Kalender standen, sondern mit der Zahl, die gefahren wurde. Dieser Unterschied ist das Erste, was ein Vorstand über sein eigenes Jahr lernt. Ein Verein, der 60 Ausfahrten geplant und 42 gefahren hat, führt ein anderes Gespräch als ein Verein, der alles stattfinden ließ, auch im Regen.

In Cyql zählst du sie im Tourenkalender, am einfachsten Monat für Monat. Schreib die zwölf Monate untereinander und du hast nicht nur die Jahressumme, sondern gleich auch das Saisonmuster: wo der Kalender voll lief und in welchen Monaten wenig anstand. Abgesagte Ausfahrten lässt du aus der Zahl heraus, nennst sie aber getrennt, wenn es viele waren.

Zahl 2: die durchschnittliche Beteiligung pro Ausfahrt

Vierzig Ausfahrten mit sechs Fahrern sind ein anderer Verein als zwölf Ausfahrten mit dreißig. Die Zahl der Ausfahrten allein sagt also wenig, und die durchschnittliche Beteiligung macht das Bild komplett. Teile die Gesamtzahl der Teilnehmer durch die Zahl der gefahrenen Ausfahrten, und du hast die Zahl.

Interessanter wird es, wenn du sie aufschlüsselst, und das geht, weil die Teilnehmer pro Ausfahrt festgehalten sind. Teile nach Ausfahrtstyp oder nach Gruppe auf, und du siehst, welche Ausfahrten den Verein tragen und welche schon zwei Saisons mit vier Leuten losfahren.

Zahl 3: die Kilometer, die ihr gemeinsam gefahren seid

Das ist die Zahl, die im Saal hängen bleibt. Nimm pro Ausfahrt die Distanz, multipliziere sie mit der Teilnehmerzahl und zähl alles zusammen. Ein Verein mit 42 Ausfahrten, durchschnittlich 18 Teilnehmern und durchschnittlich 70 Kilometern pro Ausfahrt kommt auf gut 50.000 gemeinsam gefahrene Kilometer.

Cyql hat dafür keinen Knopf, das ist also Rechnerei in einer Tabelle. Zwei Dinge machen es kürzer. Lief über das ganze Jahr eine Challenge, bei der nach Kilometern gewertet wurde, dann liegt der größte Teil schon beieinander, inklusive der Ausfahrten, die Mitglieder über Strava mitzählen ließen. Und wenn es nicht auf den Kilometer genau sein muss, rechne mit dem Durchschnitt pro Ausfahrt und sag dazu, dass es eine Näherung ist.

Zahl 4: die Mitglieder, die mindestens einmal mitgefahren sind

Das ist die ehrlichste der fünf Zahlen, und die, die die meisten Vorstände noch nie gesehen haben. Nicht wie viele Mitglieder du hast, sondern wie viele Mitglieder dieses Jahr mindestens einmal bei einer Ausfahrt dabei waren. Ein Verein mit 140 Mitgliedern, von denen 60 jemals mitgefahren sind, ist ein Verein von 60 Radfahrern mit einer Mitgliederliste von 140.

Es gibt drei Wege dorthin. Du kannst die Teilnehmerlisten des Jahres durchgehen und die Namen entdoppeln, das ist Arbeit, aber nicht schwierig. Du kannst den Stand einer Jahres-Challenge nehmen, denn darin steht, wer gefahren ist. Und du kannst Claude oder ChatGPT an Cyql anbinden und es in normaler Sprache fragen, über eine Verbindung, die nur lesen kann und nur an die Daten deines eigenen Vereins kommt. Welchen Weg du wählst, spielt keine Rolle, solange du sagst, wie du gezählt hast.

Zahl 5: die Mitglieder, die dazukamen und die gingen

Die Zahl der Neuzugänge nennt ohnehin jeder Vorstand, und daran ist nichts falsch. Nur klingt jedes Jahr nach einem guten Jahr, solange du sie allein nennst. Stell sie deshalb neben die Zahl der Austritte und neben Zahl 4, denn wer eintritt und nie bei einer Ausfahrt steht, ist noch kein Gewinn. Fünfundzwanzig Neuzugänge und 18 Austritte sind ein Nettowachstum von sieben, und das ist die Zahl, die du nächstes Jahr wieder vergleichen willst.

Beide Seiten stehen in der Mitgliederverwaltung. Wenn du es weißt, nenn dazu, wie viele dieser neuen Mitglieder in ihren ersten Monaten auch wirklich mitgefahren sind, denn damit begründest du eine Einsteigergruppe oder bessere Betreuung.

Die fünf auf einer Folie

Fünf Zahlen, das Vorjahr daneben und pro Zahl ein Satz. Das ist die ganze Folie, und dieser eine Satz ist wichtiger als die Zahl, denn eine Zahl ohne Erklärung wirft vor allem Fragen auf. Sag bei der Beteiligung also nicht nur, dass sie bei 18 lag, sondern auch, dass die Dienstagabendausfahrt das ganze Frühjahr voll war und die lange Sonntagsausfahrt nach Oktober zurückging.

Pack die Folie nicht mit allem voll, was du gefunden hast. Die Grafiken und die Aufschlüsselungen gehören in einen Anhang oder in den Bericht des Tourenwarts, und fünf Zahlen mit fünf Sätzen passen in fünf Minuten.

Womit du die Winterarbeit steuerst

Die fünf Zahlen sind kein Rückblick, sie sind die Begründung für das, was du in derselben Versammlung beschließt. Auf den meisten Mitgliederversammlungen im November und Dezember geht es danach um die Gruppeneinteilung, das Winterprogramm und das Trainingslager, und genau dafür werden diese Zahlen gebraucht. Eine Gruppe, die das ganze Jahr mit vier Leuten losfuhr, löst du auf oder legst sie zusammen, und dieser Vorschlag verkauft sich von selbst, sobald die Zahl auf dem Bildschirm stand. Es funktioniert auch andersherum: Zeigt sich, dass 80 deiner 140 Mitglieder kein einziges Mal mitgefahren sind, dann ist eine zusätzliche Einsteigergruppe im März keine Idee des Vorstands mehr, sondern eine Antwort auf das, was der Saal selbst gesehen hat.

Zum Schluss

Die Mitgliederversammlung ist der eine Abend im Jahr, an dem der ganze Verein zuhört, und dieser Abend verdient mehr als den Kassenstand. Fünf Zahlen über das Radfahren reichen, damit das Gespräch dahin geht, wofür der Verein da ist.

Cyql hat keinen Knopf, der einen Jahresbericht ausdruckt, die Folie machst du also selbst. Was du nicht mehr tun musst, ist eine ganze Saison aus Gruppenchats, alten Mails und dem Gedächtnis des Tourenwarts zu rekonstruieren. Die Ausfahrten stehen im Tourenkalender, die Teilnehmer stehen bei den Ausfahrten, und die Mitglieder stehen in der Mitgliederverwaltung.