Je clubjaar presenteren op de ALV, in vijf cijfers
De kas krijgt tien minuten op de ALV. Het fietsjaar krijgt geen dia.
Het loopt op bijna elke ledenvergadering hetzelfde. De penningmeester krijgt tien minuten en een spreadsheet, de ritcommissie krijgt een applaus en een bedankje, en daarna is het tijd voor de rondvraag. De vraag waar de zaal eigenlijk op zit te wachten komt nooit op een dia: hebben we een goed fietsjaar gehad? Dat is geen financiële vraag, maar het is wel de vraag waarom die mensen lid zijn.
Je kunt hem beantwoorden met vijf cijfers, en je club heeft ze allemaal al. Hieronder staat welke vijf dat zijn, wat ze over je club zeggen en waar je ze in Cyql vandaan haalt. Houd er rekening mee dat de eerste keer het meeste werk is, want daarna weet je waar alles staat.
Cijfer 1: de ritten die echt doorgingen
Begin niet met het aantal ritten dat in de kalender stond, maar met het aantal ritten dat is gereden. Dat verschil is het eerste wat een bestuur over zijn eigen jaar leert. Een club die zestig ritten plande en er tweeënveertig reed, heeft een ander gesprek te voeren dan een club die alles liet doorgaan, ook in de regen.
In Cyql tel je ze in de ritkalender, het handigst per maand. Zet de twaalf maanden onder elkaar en je hebt niet alleen het jaartotaal, maar meteen ook het seizoenspatroon: waar de kalender vol liep en in welke maanden er weinig op het programma stond. Afgelaste ritten laat je uit het getal, maar noem ze apart als het er veel waren.
Cijfer 2: de gemiddelde opkomst per rit
Veertig ritten met zes rijders is een andere club dan twaalf ritten met dertig. Het aantal ritten alleen zegt dus weinig, en de gemiddelde opkomst maakt het af. Deel het totale aantal deelnemers door het aantal gereden ritten en je hebt het cijfer.
Het wordt interessanter als je het uitsplitst, en dat kan omdat de deelnemers per rit vastliggen. Splits naar rittype of naar groep, en je ziet welke ritten de club dragen en welke al twee seizoenen met vier man vertrekken.
Cijfer 3: de kilometers die jullie samen reden
Dit is het cijfer dat in de zaal blijft hangen. Neem per rit de afstand, vermenigvuldig die met het aantal deelnemers en tel alles op. Een club met tweeënveertig ritten, gemiddeld achttien deelnemers en gemiddeld zeventig kilometer per rit komt op ruim vijftigduizend kilometer samen gereden.
Cyql heeft hier geen knop voor, dus dit is optelwerk in een spreadsheet. Twee dingen maken het korter. Liep er een Challenge over het hele jaar waarin je op kilometers scoorde, dan staat het grootste deel er al bij elkaar, inclusief de ritten die leden via Strava lieten meetellen. En hoeft het niet tot op de kilometer te kloppen, reken dan met het gemiddelde per rit en zeg erbij dat het een benadering is.
Cijfer 4: de leden die minstens één keer meereden
Dit is het eerlijkste cijfer van de vijf, en het cijfer dat de meeste besturen nog nooit hebben gezien. Niet hoeveel leden je hebt, maar hoeveel leden er dit jaar minstens één keer op een rit stonden. Een club met honderdveertig leden waarvan er zestig ooit meereden, is een club van zestig fietsers met een ledenlijst van honderdveertig.
Er zijn drie manieren om eraan te komen. Je kunt de deelnemerslijsten van het jaar langsgaan en de namen ontdubbelen, wat werk is maar niet moeilijk. Je kunt de stand van een jaarchallenge gebruiken, want daarin staat wie er heeft gereden. En je kunt Claude of ChatGPT aan Cyql koppelen en het in gewone taal vragen, met een koppeling die alleen-lezen is en alleen bij de gegevens van je eigen club komt. Welke manier je kiest maakt niet uit, zolang je zegt hoe je hebt geteld.
Cijfer 5: de leden die erbij kwamen en die vertrokken
Het aantal nieuwe leden noemt elk bestuur toch al, en daar is niets mis mee. Alleen klinkt elk jaar als een goed jaar zolang je het in zijn eentje noemt. Zet het daarom naast het aantal leden dat vertrok, en naast cijfer 4, want wie zich aanmeldt en nooit op een rit staat is nog geen aanwinst. Vijfentwintig nieuwe leden en achttien opzeggingen is een netto groei van zeven, en dat is het getal dat je volgend jaar weer wilt kunnen vergelijken.
Beide kanten staan in de ledenadministratie. Weet je het, noem er dan bij hoeveel van die nieuwe leden in hun eerste maanden ook echt meereden, want daarmee onderbouw je een instapgroep of betere begeleiding.
De vijf op één dia
Vijf getallen, vorig jaar ernaast, en per cijfer één zin. Dat is de hele dia, en die ene zin is belangrijker dan het getal, want een getal zonder uitleg roept vooral vragen op. Zeg bij de opkomst dus niet alleen dat die achttien was, maar ook dat de dinsdagavondrit het hele voorjaar vol zat en dat de lange zondagrit na oktober terugliep.
Zet de dia niet vol met alles wat je hebt gevonden. De grafieken en de uitsplitsingen horen in een bijlage of in het verslag van de ritcommissie, en vijf cijfers met vijf zinnen passen in vijf minuten.
Waar je het winterwerk mee stuurt
De vijf cijfers zijn geen terugblik, ze zijn de onderbouwing van wat je in dezelfde vergadering besluit. Op de meeste ledenvergaderingen in november en december gaat het daarna over de groepsindeling, het winterprogramma en het trainingskamp, en dat zijn precies de besluiten waar deze cijfers voor nodig zijn. Een groep die het hele jaar met vier man vertrok, hef je op of voeg je samen, en dat voorstel verkoopt zichzelf zodra het cijfer op het scherm heeft gestaan. Het werkt ook de andere kant op: blijkt dat tachtig van je honderdveertig leden niet één keer meereden, dan is een extra instapgroep in maart geen idee van het bestuur meer, maar een antwoord op wat de zaal zelf heeft gezien.
Tot slot
De ALV is de ene avond in het jaar dat de hele club zit te luisteren, en die avond verdient meer dan de kaspositie. Vijf cijfers over het fietsen zijn genoeg om het gesprek te laten gaan over waar de club voor is.
Cyql heeft geen knop die een jaarverslag uitdraait, dus de dia maak je zelf. Wat je niet meer hoeft te doen, is een heel seizoen reconstrueren uit appgroepen, oude mailtjes en het geheugen van de ritcommissie. De ritten staan in de ritkalender, de deelnemers staan bij de ritten, en de leden staan in de ledenadministratie.