Presentar el año del club en la asamblea, en cinco cifras

La tesorería tiene diez minutos en la asamblea. El año sobre la bici no tiene diapositiva.

En casi todas las asambleas generales pasa lo mismo. El tesorero tiene diez minutos y una hoja de cálculo, la comisión de salidas recibe un aplauso y un agradecimiento, y después llega el turno de ruegos y preguntas. La pregunta que la sala está esperando de verdad nunca llega a una diapositiva: ¿hemos tenido un buen año sobre la bici? No es una pregunta económica, pero es la razón por la que esa gente es socia.

Puedes responderla con cinco cifras, y tu club ya las tiene todas. Abajo está cuáles son esas cinco, qué dicen de tu club y de dónde sacarlas en Cyql. Ten en cuenta que la primera vez es la que más trabajo cuesta, porque después ya sabes dónde está todo.

Cifra 1: las salidas que de verdad se hicieron

No empieces por el número de salidas que había en el calendario, sino por el número de salidas que se rodaron. Esa diferencia es lo primero que una junta aprende sobre su propio año. Un club que programó 60 salidas y rodó 42 tiene por delante una conversación distinta a la de un club que mantuvo todo, también bajo la lluvia.

En Cyql las cuentas en el calendario de salidas, lo más cómodo es mes a mes. Pon los doce meses uno debajo de otro y tendrás no solo el total anual, sino también la forma de la temporada: dónde se llenó el calendario y en qué meses había poco programado. Deja las salidas anuladas fuera de la cifra, pero menciónalas aparte si fueron muchas.

Cifra 2: la participación media por salida

Cuarenta salidas con seis ciclistas es un club distinto de doce salidas con treinta. El número de salidas por sí solo dice poco, y la participación media completa el cuadro. Divide el total de participantes entre el número de salidas rodadas y tienes la cifra.

Se pone más interesante cuando la desglosas, y puedes hacerlo porque los participantes quedan registrados por salida. Divide por tipo de salida o por grupo y verás qué salidas sostienen el club y cuáles llevan dos temporadas saliendo con cuatro personas.

Cifra 3: los kilómetros que rodasteis juntos

Esta es la cifra que se queda en la sala. Toma la distancia de cada salida, multiplícala por el número de participantes y súmalo todo. Un club con 42 salidas, una media de 18 participantes y una media de 70 kilómetros por salida llega a bastante más de 50.000 kilómetros rodados juntos.

Cyql no tiene un botón para esto, así que es sumar en una hoja de cálculo. Dos cosas lo acortan. Si hubo un Challenge durante todo el año puntuando por kilómetros, la mayor parte ya está reunida, incluidas las salidas que los socios hicieron contar a través de Strava. Y si no hace falta que cuadre al kilómetro, calcula con la media por salida y di que es una aproximación.

Cifra 4: los socios que rodaron al menos una vez

Esta es la más honesta de las cinco, y la que la mayoría de las juntas no ha visto nunca. No cuántos socios tienes, sino cuántos socios se presentaron este año a al menos una salida. Un club con 140 socios de los que 60 rodaron alguna vez es un club de 60 ciclistas con una lista de 140 nombres.

Hay tres maneras de llegar a ella. Puedes repasar las listas de participantes del año y quitar los nombres repetidos, que es trabajo pero no es difícil. Puedes usar la clasificación de un Challenge anual, porque ahí está quién ha rodado. Y puedes conectar Claude o ChatGPT a Cyql y preguntarlo en lenguaje normal, con una conexión que es de solo lectura y que únicamente llega a los datos de tu propio club. Da igual el camino que elijas, mientras digas cómo has contado.

Cifra 5: los socios que entraron y los que se fueron

El número de altas lo menciona cualquier junta de todos modos, y no hay nada malo en ello. Lo que pasa es que cualquier año suena a buen año mientras cites esa cifra sola. Ponla por tanto al lado del número de bajas, y al lado de la cifra 4, porque quien se apunta y nunca aparece en una salida todavía no es una ganancia. Veinticinco altas y 18 bajas son un crecimiento neto de siete, y esa es la cifra que querrás volver a comparar el año que viene.

Las dos caras están en la administración de socios. Si lo sabes, añade cuántos de esos socios nuevos rodaron de verdad en sus primeros meses, porque con eso justificas un grupo de iniciación o un mejor acompañamiento.

Las cinco en una diapositiva

Cinco cifras, el año anterior al lado y una frase por cifra. Esa es toda la diapositiva, y esa frase importa más que el número, porque un número sin explicación levanta sobre todo preguntas. Así que con la participación no digas solo que fue de 18, sino también que la salida del martes por la tarde estuvo llena toda la primavera y que la salida larga del domingo bajó después de octubre.

No llenes la diapositiva con todo lo que has encontrado. Los gráficos y los desgloses van en un anexo o en el informe de la comisión de salidas, y cinco cifras con cinco frases caben en cinco minutos.

Con qué diriges el trabajo del invierno

Las cinco cifras no son un repaso, son el fundamento de lo que decidís en esa misma reunión. En la mayoría de las asambleas de noviembre y diciembre se pasa después a la distribución de grupos, al programa de invierno y a la concentración, y esas son exactamente las decisiones para las que hacen falta estas cifras. Un grupo que ha salido todo el año con cuatro personas se disuelve o se junta con otro, y esa propuesta se vende sola en cuanto la cifra ha estado en la pantalla. Funciona también al revés: si resulta que 80 de tus 140 socios no rodaron ni una vez, un grupo de iniciación extra en marzo ya no es una idea de la junta, sino una respuesta a lo que la sala ha visto por sí misma.

Para terminar

La asamblea es la única noche del año en la que todo el club está sentado escuchando, y esa noche merece algo más que el estado de cuentas. Cinco cifras sobre el ciclismo bastan para que la conversación vaya sobre para qué está el club.

Cyql no tiene un botón que saque una memoria anual, así que la diapositiva la haces tú. Lo que ya no tienes que hacer es reconstruir una temporada entera a partir de chats de grupo, correos viejos y la memoria de la comisión de salidas. Las salidas están en el calendario, los participantes están en las salidas y los socios están en la administración de socios.