Præsenter klubbens år på generalforsamlingen, i fem tal
Kassereren får ti minutter på generalforsamlingen. Cykelåret får ikke et slide.
Det går ens til på næsten alle generalforsamlinger. Kassereren får ti minutter og et regneark, turudvalget får en klapsalve og en tak, og derefter er det tid til eventuelt. Det spørgsmål, salen faktisk sidder og venter på, kommer aldrig på et slide: har vi haft et godt cykelår? Det er ikke et økonomisk spørgsmål, men det er grunden til, at de mennesker er medlemmer.
Du kan besvare det med fem tal, og din klub har dem alle sammen i forvejen. Herunder står, hvilke fem det er, hvad de siger om din klub, og hvor du henter dem i Cyql. Husk på, at første gang er det meste arbejde, for derefter ved du, hvor alting står.
Tal 1: de ture, der rent faktisk blev kørt
Begynd ikke med antallet af ture, der stod i kalenderen, men med antallet af ture, der blev kørt. Den forskel er det første, en bestyrelse lærer om sit eget år. En klub, der planlagde 60 ture og kørte 42, har en anden samtale foran sig end en klub, der lod alt blive gennemført, også i regnvejr.
I Cyql tæller du dem i turkalenderen, nemmest måned for måned. Sæt de tolv måneder under hinanden, og du har ikke bare årstotalen, men også sæsonens form: hvor kalenderen fyldtes op, og hvilke måneder der var lidt på programmet. Hold aflyste ture uden for tallet, men nævn dem særskilt, hvis der var mange.
Tal 2: det gennemsnitlige fremmøde per tur
Fyrre ture med seks ryttere er en anden klub end tolv ture med tredive. Antallet af ture alene siger altså ikke meget, og det gennemsnitlige fremmøde gør billedet færdigt. Del det samlede antal deltagere med antallet af kørte ture, så har du tallet.
Det bliver mere interessant, når du deler det op, og det kan du, fordi deltagerne er registreret per tur. Del op efter turtype eller efter gruppe, og du ser, hvilke ture der bærer klubben, og hvilke der nu i to sæsoner er kørt af sted med fire mand.
Tal 3: de kilometer, I kørte sammen
Det er tallet, der bliver hængende i salen. Tag afstanden for hver tur, gang den med antallet af deltagere, og læg det hele sammen. En klub med 42 ture, i gennemsnit 18 deltagere og i gennemsnit 70 kilometer per tur ender på godt over 50.000 kilometer kørt sammen.
Cyql har ikke en knap til det, så det er sammenlægning i et regneark. To ting gør det kortere. Kørte der en Challenge hen over hele året med point for kilometer, ligger det meste allerede samlet, inklusive de ture, medlemmerne lod tælle med via Strava. Og skal det ikke passe på kilometeren, så regn med gennemsnittet per tur og sig, at det er et skøn.
Tal 4: de medlemmer, der kørte med mindst én gang
Det er det ærligste af de fem, og det, de fleste bestyrelser aldrig har set. Ikke hvor mange medlemmer du har, men hvor mange medlemmer der i år mødte op til mindst én tur. En klub med 140 medlemmer, hvoraf 60 nogensinde kørte med, er en klub af 60 cyklister med en medlemsliste på 140.
Der er tre måder at komme frem til det på. Du kan gennemgå årets deltagerlister og fjerne gengangerne, hvilket er arbejde, men ikke svært. Du kan bruge stillingen fra en årschallenge, for der står, hvem der har kørt. Og du kan koble Claude eller ChatGPT til Cyql og spørge i almindeligt sprog, via en forbindelse der kun kan læse og kun når din egen klubs data. Hvilken vej du vælger betyder ikke noget, så længe du siger, hvordan du har talt.
Tal 5: de medlemmer, der kom til, og dem der forlod klubben
Antallet af nye medlemmer nævner enhver bestyrelse alligevel, og det er der ikke noget galt i. Det er bare sådan, at ethvert år lyder som et godt år, så længe du nævner tallet alene. Sæt det derfor ved siden af antallet af udmeldelser og ved siden af tal 4, for den, der melder sig ind og aldrig står på en tur, er endnu ikke en gevinst. Femogtyve nye medlemmer og 18 udmeldelser er en nettovækst på syv, og det er tallet, du gerne vil kunne sammenligne igen næste år.
Begge sider står i medlemsadministrationen. Ved du det, så nævn også, hvor mange af de nye medlemmer der faktisk kørte med i deres første måneder, for dermed underbygger du en begyndergruppe eller bedre modtagelse.
De fem på ét slide
Fem tal, sidste år ved siden af, og én sætning per tal. Det er hele slidet, og den ene sætning er vigtigere end tallet, for et tal uden forklaring rejser mest af alt spørgsmål. Sig derfor ved fremmødet ikke kun, at det var 18, men også at tirsdagsturen var fuld hele foråret, og at den lange søndagstur faldt tilbage efter oktober.
Fyld ikke slidet med alt, hvad du har fundet. Graferne og opdelingerne hører til i et bilag eller i turudvalgets beretning, og fem tal med fem sætninger passer ind i fem minutter.
Det, du styrer vinterarbejdet med
De fem tal er ikke et tilbageblik, de er grundlaget for det, I beslutter på samme møde. På de fleste generalforsamlinger i november og december går det derefter videre til gruppeinddelingen, vinterprogrammet og træningslejren, og det er præcis de beslutninger, disse tal er nødvendige til. En gruppe, der hele året kørte af sted med fire mand, nedlægger du eller lægger sammen med en anden, og det forslag sælger sig selv, så snart tallet har stået på skærmen. Det virker også den anden vej: viser det sig, at 80 af dine 140 medlemmer ikke kørte med en eneste gang, så er en ekstra begyndergruppe i marts ikke længere en idé fra bestyrelsen, men et svar på det, salen selv har set.
Til sidst
Generalforsamlingen er den ene aften om året, hvor hele klubben sidder og lytter, og den aften fortjener mere end kassebeholdningen. Fem tal om cyklingen er nok til at få samtalen til at handle om, hvad klubben er til for.
Cyql har ikke en knap, der printer en årsberetning, så slidet laver du selv. Det, du ikke længere skal, er at rekonstruere en hel sæson ud fra gruppechats, gamle mails og turudvalgets hukommelse. Turene står i turkalenderen, deltagerne står ved turene, og medlemmerne står i medlemsadministrationen.