Starten met Cyql - Deel 2 van 6
Het plannen en organiseren van ritten met Cyql
In de vorige post van deze serie, Wat is Cyql en hoe start je je eigen club op het platform?, bespraken we hoe je Cyql kunt inzetten voor jouw fietsclub. In dit tweede deel gaan we dieper in op een cruciaal aspect van clubbeheer: het plannen van ritten. Zo kijken we naar de basis instellingen voor het organiseren van een rit maar ook naar de meer geavanceerde mogelijkheden die Cyql biedt. Van het organiseren van race of gravel rit tot het toekennen van wegkapiteins voor extra veiligheid, Cyql biedt je alles wat je club nodig heeft om ritten te organiseren.
Waarom Cyql voor het plannen van ritten?
In de basis is het plannen van ritten voor je club niet zo lastig. Je kiest een datum, een startlocatie, en bepaalt de route. Maar voor een wielerclub kan dit proces behoorlijk tijdrovend zijn als je niet de juiste tools hebt. Cyql biedt een gebruiksvriendelijke en krachtige set van functies die dit proces vergemakkelijken, zodat jij je kunt focussen op wat écht belangrijk is: samen fietsen.
Met Cyql kun je:
- Makkelijk ritten toevoegen en beheren: Het platform maakt het toevoegen van ritten eenvoudig en snel.
- Geavanceerde route-opties: Importeer GPX-bestanden of maak routes via integraties met platforms zoals RideWithGPS en Strava.
- Seizoensplanning: Plan ritten over een langere periode, zoals de wekelijks training of de maandelijkse zondagochtend rit, met herhaalde ritten.
- Deelnemers beheren: Beheer eenvoudig wie er meedoet aan een rit en zorg voor een optimale ervaring voor je leden.
- Ritten op maat: Stel ritten in op basis van afstand, snelheid en zelfs het type terrein, zo is er voor ieder wat wils.
Ritten toevoegen aan je Cyql club
Het toevoegen van ritten aan je Cyql-club is snel en eenvoudig. Via het Cyql-dashboard of de app kun je nieuwe ritten aanmaken door de nodige details in te vullen, zoals de naam van de rit, het type (bijvoorbeeld race, gravel of MTB), de startlocatie en datum en aanvangstijd. Ook kun je de route toevoegen, middels GPX-bestand. Na het toevoegen van de rit kunnen clubleden zich aanmelden via de app of web-app, zodat je altijd weet wie er meedoet en je alles goed kunt voorbereiden.
- Naam van de rit: Geef je rit een duidelijke naam zodat leden snel kunnen zien waar de rit over gaat.
- Type rit: Bepaal het type rit. Cyql ondersteunt verschillende soorten ritten, zoals:
- Race: Voor de meer competitieve fietser.
- Gravel: Voor avontuurlijke ritten buiten de gebaande paden.
- MTB: Voor mountainbikers die van technische routes houden.
- Groepsrit: Een rit in een ontspannen sfeer met het doel om samen te fietsen.
- Startlocatie en tijd: Vul de startlocatie en de aanvangstijd in. Door het opslaan van startlocaties kun je deze eenvoudig hergebruiken.
- Route: Voeg een GPX bestand toe zodat leden op de hoogte zijn van de route.
Seizoensplanning, herhaalde ritten
Met de herhaalde ritten optie van Cyql kun je eenvoudig ritten voor het hele seizoen inplannen. Deze functie stelt je in staat om ritten automatisch op vaste dagen en tijden te herhalen, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat leden altijd weten wanneer de ritten plaatsvinden, waardoor ze zich beter kunnen voorbereiden en hun agenda kunnen afstemmen. Of het nu gaat om wekelijkse trainingsritten, clubtochten of andere regelmatige evenementen, met herhaalde ritten kun je je ritten eenvoudig en efficiënt voor het seizoen inplannen en hoef je niet telkens handmatig nieuwe ritten aan te maken. Zo houd je alles overzichtelijk en georganiseerd.
Deelnemers beheren
Met Cyql beheer je eenvoudig wie er mee doet aan een rit. Nadat je een rit hebt toegevoegd, kunnen leden zich aanmelden via de app of web-app. Cyql biedt je een helder overzicht van wie er wel of niet aanwezig is, zodat je altijd weet wie je kunt verwachten. Bovendien kunnen clubbeheerders via het dashboard altijd de deelnemerslijst bijwerken, bijvoorbeeld als iemand zich niet kan aanmelden of onverwachts niet komt opdagen.
Wil je voorkomen dat het aantal deelnemers voor een rit te groot wordt? Stel dan een deelnemerslimiet in, zo voorkom je dat de groep te groot wordt. Zodra de limiet is bereikt, worden nieuwe aanmeldingen automatisch op de wachtlijst geplaatst. Komt er een plaats vrij, dan wordt deze ingenomen door de eerste persoon op de wachtlijst.
GPX routes toevoegen
Bij het plannen van een rit mag de route natuurlijk niet ontbreken. Cyql biedt verschillende handige opties om een route toe te voegen. Zo kun je eenvoudig GPX-bestanden importeren, bestaand clubroutes selecteren uit de GPX-bibliotheek of routes vanuit andere platformen, zoals Strava en RideWithGPS, gebruiken in Cyql. Dit maakt het plannen van ritten nog eenvoudiger en zorgt je ervoor dat de deelnemers altijd over de juiste route beschikken.
- GPX-import: Heb je al een bestaande route die je wilt gebruiken voor een fietsrit? Geen probleem! Je kunt eenvoudig GPX-bestanden importeren, zodat jouw clubleden precies weten waar ze moeten fietsen.
- Integratie met Strava en RideWithGPS: Cyql heeft koppelingen met tools zoals RideWithGPS en Strava. Dit maakt het makkelijk om routes te importeren en gebruiken voor een Cyql rit.
- GPX-bibliotheek: Beheer en de GPX-routes van de club eenvoudig in de Cyql GPX-bibliotheek, inclusief zoekfilters en gedetailleerde routevoorbeelden.
Het inzetten van wegkapiteins
Veiligheid staat bij Cyql, net als bij de vele fietsclubs die bij ons zijn aangesloten, hoog in het vaandel. Daarom biedt Cyql de mogelijkheid om wegkapiteins aan te wijzen voor fietsritten. Wegkapiteins zijn leden die verantwoordelijk zijn voor het begeleiden en waarborgen van de veiligheid van de groep, wat zeker aan te raden is bij grotere groepen. Een wegkapitein kan de groep leiden, het tempo bepalen en fungeren als aanspreekpunt bij noodgevallen.
- Rit begeleiding: Zorgen dat de rit in goede banen wordt geleid, bijvoorbeeld het naleven van de verkeersregels en het bepalen van afgesproken tempo.
- Aanspreekpunt: Een centraal aanspreekpunt voor de deelnemers van de rit, bijvoorbeeld in geval van nood.
Door een wegkapitein aan te stellen, zorg je ervoor dat elke rit soepel verloopt en de veiligheid van alle deelnemers gewaarborgd blijft.
Communicatie en herinneringen
Het organiseren van ritten draait niet alleen om de details van de fietsrit, maar ook om het contact met je leden. Cyql maakt het eenvoudig om iedereen goed geïnformeerd te houden. Zo ontvangen zij meldingen met betrekking tot ritten en kan er middel het plaatsen van reacties binnen een rit gecommuniceerd worden met de deelnemers. Dit zorg ervoor dat clubleden altijd op de hoogte zijn van de laatste informatie en zich betrokken voelen bij de club.
Belangrijke tips voor het organiseren van ritten
- Plan fietsritten op tijd: Organiseer ritten van tevoren zodat leden zich kunnen voorbereiden en er voldoende tijd om alles te regelen.
- Diversiteit aan ritten: Zorg voor een gevarieerd aanbod van ritten zodat er voor elk niveau en ieder type renner iets te doen is. Van korte ritten tot lange afstanden, voor beginners tot gevorderden.
- Maak gebruik van de kalender: Gebruik de kalenderfunctie in Cyql om ritten overzichtelijk in te plannen, zodat leden altijd weten wat er komende week op de agenda staat.
Waarom Cyql ideaal is voor jouw rittenbeheer
Cyql biedt je niet alleen de mogelijkheid om ritten efficiënt te plannen en te organiseren, maar maakt het ook mogelijk om alles in één overzicht te beheren. Dit zorgt voor minder gedoe en zorg voor meer tijd voor het fietsen. Je hebt volledige controle over wie er mee doet, welke routes je rijdt, en hoe je de ritten het beste organiseert.
In onze support omgeving vind je nog meer handige informatie over het organiseren van ritten.
Volgende keer...
In het volgende deel van deze serie duiken we dieper in hoe Cyql je kan helpen met het verbeteren van de communicatie binnen je club. We bespreken hoe je berichten en meldingen effectief kunt inzetten om je leden betrokken te houden en alles soepel te laten verlopen.
Weten wanneer de volgende post online komt? Volg ons via Facebook of Instagram!
